AI議事録 自動アーカイブ設計シート

この資料に含まれるもの

• ✓使い方｜議事録の仕事は取り込み・変換・振り分け保管の3段階で、ツールが自動化するのは真ん中の「変換」だけ／ゴールは「速く書く」ではなく「溜まり続ける」／このシートの流れ。AIVESTの実運用（対面はAIボイスレコーダー、オンラインはクラウド録画の2系統）を出どころとして明記
• ✓STEP1 会議の棚卸し｜会議名・頻度・対面/オンライン・録音の入口・いま議事録を書く人・残す/残さないの6列（記入例つき・記入行8行）。最初の1つは定例会議から選ぶ
• ✓STEP2 正本の置き場とファイル形式を1つに決める｜置き場・ファイル名の型・形式・見られる人と保存期間の記入欄。変換より先に決める理由つき
• ✓STEP3 録音を自動で取り出せるか確かめる｜対面/オンラインの2系統で、使うツール・録音を外に取り出せるか・文字起こしと要約が付くか・取り出し方の確認表
• ✓STEP4 振り分けルールを言葉で書いて判定条件にする｜「会議名に◯◯が入っていれば→送り先」の1文形式（記入例つき・6行）と、分類を間違えたときの直し方
• ✓STEP5 足切りと定期実行、止まったときの通知｜何分以下を処理しないか・確認の間隔・会議終了何分後に開始・通知先の記入欄。文字起こしは1回だけ実行して使い回す設計
• ✓STEP6 機密と精度の線引き｜会議種別ごとの正本の置き場・AIの要約をそのまま共有してよいか・人が原文を確認する項目の記入表。AIの要約は清書ではなく検索できる下書きとして扱う
• ✓運用｜止まる前に気づく3つの点検（人が触る工程の復活／未処理録音の滞留／分類の間違いの放置）、月1の記録表と読み方、AIVESTのサービスと相談窓口